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【HP管理人へのメール】について。

 


  メールを作成する時の「形式」に気をつけましょう。

■「HTML形式」で送るのは避ける。
送り先の管理人さんが、メール設定を「HTML形式」にしているとは限りません。
特に、初めてメールを送るときは、「テキスト形式」で送るのが礼儀です。
なぜ、HTML形式で送るのは避けるべきなのか?
      ↓
メールソフトの設定を「テキスト形式」にしている人は、
・「メールをそんなにきれいに飾る必要はない、用件を伝える文字の部分だけがあればそれでいい
・「HTMLメールは、重いからイヤ」
という考えの人がほとんどです。

「重い」というのは、「ファイルサイズが大きい」という意味です。
HTML形式のメールは、HTMLタグの部分(プログラムのようなもの)が含まれる分、テキスト形式のメールよりも重いです。
重い(ファイルサイズが大きい)メールは、受信するときや表示するときに時間がかかり、保管するときも、スペースをよけいに必要とします。

それでも別にかまわないという人もいるでしょうが、
メール設定を「テキスト形式」にしている人は、それが嫌だから、テキスト形式にしていることが多いのです。

そういう人に対してHTML形式のメールを送ると、
相手のことを考えず、自分の好みを押しつける人だと思われかねません。

また、メールソフトによっては、
HTMLメールを受け取ると、装飾どうこうという以前にそもそもそのメールが読めないという場合もあるようです。
相手のメール設定状況がわからないうちは特に、HTML形式でメールを送るのは避けましょう。

■メール設定を確認するべし。
◇代表的なメールソフト「Outlook Express」の場合、初期設定は「HTML形式」になっています
 知らずにそのまま使い続けている場合もあるようですので、ご注意ください。
◇他のメールソフトや、Yahooメール・Hotmailなど各社フリーメールでも、
 知らずにHTML形式で使っている場合もあるかもしれません。確認をお勧めします。
◇送り先の相手が「HTML形式での受信OK」だと確認が取れれば、もちろん、HTMLメールを送ってOKです。
 しかし、そうでない人(特に、「HTMLメールはお避けください」「テキスト形式でお願いします」等とHPに明記している管理人さんなど)にHTMLメールを送るのは、
「私は不注意な人間です」と自分で告げているようなものです。
自分の設定、そして相手の設定についての確認をきちんとしましょう。

 


  メール本文について。

■「改行」を入れることをお勧めします。
★なぜでしょう?
   → これは、読みやすさということもありますが、実用的な理由もあります。

メールを受け取り、それに返信を書くとき、「返信」というボタン(リンク)を押して、返信画面を出しますね。

その際、返信画面には、
相手から受け取ったメール本文に、引用記号”>”が付けられて表示されます。(引用記号を付ける設定にしている場合)

次の例1は、適度に改行・段落分けをしているメール文です。
上の段が「送信したメール文」、下の段が、「返信ボタンを押したときに出る画面」です。
例1

管理人さん、こんにちは!
はじめてメールさせていただきました、○○といいます。

HP、とてもおもしろかったので、
ぜひ感想を書きたいと思って、メールしました。

……(中略)……

読んでいただいてありがとうございました!
それでは失礼します(^_^)

>
> 管理人さん、こんにちは!
> はじめてメールさせていただきました、○○といいます。
>
> HP、とてもおもしろかったので、
> ぜひ感想を書きたいと思って、メールしました。
>
> ……(中略)……
>
> 読んでいただいてありがとうございました!
> それでは失礼します(^_^)
>
次の例は、改行・段落分けがないメール文の場合です。

管理人さん、こんにちは! はじめてメールさせていただきま
した、○○といいます。 HP、とてもおもしろかったので、 ぜ
ひ感想を書きたいと思って、メールしました。 ……(中略)
……読んでいただいてありがとうございました!それでは失
礼します(^_^)

このメール文に返信を書くために、返信ボタン(リンク)を押すと、次の例2のようになります。
例2

>
> 管理人さん、こんにちは! はじめてメールさせていただき

> した、○○といいます。 HP、とてもおもしろかったので、

> ひ感想を書きたいと思って、メールしました。 ……(中
略)
> ……読んでいただいてありがとうございました!それで
は失
> 礼します(^_^)
例2の場合、”>”が付いたメール文が、ガタガタになっていますね。
もとのメール文が、改行をせずに横幅いっぱいいっぱいに使って書かれていると、このようなことが起こるのです。
返信を書く人が、送られてきたメール文の中の一部分を引用して
返信を書きたい場合などは、
例2のようになっていると、不要な部分を消したりするのによけいな手間がかかります。
例1のようにすっきりしていれば、引用したい部分だけをすぐに使うことができます。

返信を書く相手のことを考えるなら、適度に改行・段落分けを入れて、”>”が付けられても使いやすくなるようにするとよいでしょう。
補足:1行は何文字までにするべきか?
      ↓
1行が何文字で折り返されるかというのは、メールソフトによっても違うようです。
自分のメールソフトと相手のメールソフトの違いというものもあるので、一概には言えませんが、
だいたい、1行を全角30文字程度にすると、例2のようになるのを避けられるようです。

必ず何文字まで!と凝り固まる必要はありませんので、読点「、」や句点「。」のところで、適当に改行するとよいでしょう。

■メールの内容について。
相手に失礼のないように、という点では、掲示板に書き込むときの注意とほぼ同じですので、そちらをご参照ください。
よくある事例。
その1 → わからないことがあるから質問したい。
その2 → 「お返事いただけるとうれしいです。」
その3 → 返信先はどこ?
その4 → 自分のネット歴や年齢を言いわけにする。

 


  送信の際には。

■件名(Subject)はきちんと記入しましょう。
何の件についてのメールなのかがわからないと、読む気が起こりません。
また、
「件名なし」のメールは迷惑メールとして即削除、というふうにしている人もいますので、件名を書かないと、読んでさえもらえないかもしれませんよ。

■添付ファイルを付ける場合は…
必ず、何のファイルなのかを事前に、またはわかるように相手に伝えましょう。
正体がわからない添付ファイルがあると、ウィルスかと警戒してしまいます。

・「添付ファイルを付けたメールをこれから送ります」という内容のメールを、あらかじめ送っておく。
・添付ファイルを付けるメールの件名に、「○○のファイル添付しました」等と記入する。
などの方法があります。

ウィルス感染しているパソコンからメールを送るのはやめてください。
「わざとやる」なんていうのはすでに犯罪者の域ですが、
「そんなつもりはなかったのに…」ということが起こることも十分にあり得ます。

あなたが気づいていなくても、あなたの使っているそのパソコンが、ウィルスに感染しているということはあり得るのです。
気づかずにやってしまったという場合でも、程度によっては、相手のパソコンに深刻な被害を与えます
最悪、相手のパソコンを使用不能にしてしまったら、責任を取れますか?
これを防ぐには、
使っているパソコンのウィルス感染状況を常にチェックする必要があります。

市販のウィルス対策ソフトの最新版をインストールし、アップデート(さらなる最新版への更新)を常に行いましょう。
相手のパソコンだけでなく、自分のパソコンを守るためでもあります。
HPを運営している人でなくても、ウィルスメールは、いつどこからやって来るかわかりません。

試用版(無料サンプルなど)を使っているという方…
 期限が切れていたりしたら意味がありません。無料のシステムは、機能が制限されている場合も多いです。
 無料では万全の態勢は得られないと考えたほうがよいでしょう。
 起こりうる甚大な被害を防ぐために、いくばくか投資なさることをお勧めします。

ウィルスに関しては、誰でもが被害者にもなり得るし、加害者にもなり得るのです。
気をつけましょう。

 


  送信したあとは。

■あなたのメールに返事を書くか書かないかは、相手の自由です。
掲示板への書き込みのページでも述べましたが、
個人サイトの管理人には、「訪問してくれる人に必ず返信をしなければならない」という決まりはありません
メールの返事にしても何にしても、HPの管理人さんは、あなたの思い通りにできる存在ではありません。
メールの返事をくれるお友達がほしいなら、
メル友募集専用のサイトを探すか、「メル友募集中」「メール交換してくれる人募集中」等とHPに明記している管理人さんを探しましょう。

■返事をくれる場合でも、事情があって遅くなることもある。
相手が返事を書いてくれる場合でも、すぐに書いてもらえるとは限りません。誰もが、毎日パソコンを使っているわけではないのです。
せめて1週間は待ちましょう。

 


  おわりに。

長々とお読みくださって、ありがとうございました。

【掲示板への書き込み】のページにも書きましたが、
訪問してくださる方々が管理人を思い通りにできないのと同じく、
管理人のほうも、訪問してくださる方々に何かを強制したり、思い通りにすることはできません。

早い話、
どんなメールを管理人さんに送ろうが、それはあなたの自由なのです。

その時に問われるのは、あなたの良識と良心です。
相手に気配りのできる人なのかどうか、ネットの常識を知っている人なのかどうかが、その一通のメールで判断されます。

どこかのHPの管理人さんにメールを書く時は、
その一通のメールで、あなたの人間性が判断されるということを、忘れないでください。お願いします。


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【HP掲示板への書き込み】について。を読む

【掲示板への書き込み】も【管理人へのメール】も読み終わった。

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